DESCRIPCIÓN
Descripción
El Monitor de Source-to-Contract proporciona visibilidad continua sobre los mecanismos mediante los cuales la organización identifica necesidades, solicita bienes o servicios, selecciona proveedores, negocia condiciones y formaliza compromisos comerciales.
Es particularmente relevante para Auditoría porque muchos riesgos de compras se originan antes de que exista una factura o un pago.
Analiza patrones de adjudicación, fragmentación de compras, modificaciones posteriores a aprobación, concentración de proveedores, desviaciones frente a contratos y excepciones a procedimientos competitivos.
PROCESOS CUBIERTOS
Procesos cubiertos
El módulo contempla:
- requisiciones de compra
- necesidades de adquisición
- sourcing
- solicitudes de cotización
- comparativos
- selección de proveedor
- aprobaciones
- contratos
- acuerdos marco
- catálogos
- condiciones comerciales
- precios
- releases
- órdenes de compra
- modificaciones posteriores
- compras urgentes
- compras excepcionales
- compras fuera de contrato
- compras retroactivas.
OBJETIVOS DE AUDITORÍA
Objetivos de auditoría
El módulo busca establecer:
- ¿Las compras fueron solicitadas y autorizadas correctamente?
- ¿Las adjudicaciones siguieron procesos competitivos y transparentes?
- ¿Existe suficiente evidencia que justifique la selección del proveedor?
- ¿Se están utilizando los contratos negociados?
- ¿Los precios de las órdenes corresponden con los contratos vigentes?
- ¿Existen compras fragmentadas para evitar niveles de autorización?
- ¿Se modificaron órdenes después de su aprobación?
RIESGOS MONITOREADOS
Riesgos monitoreados
Entre otros:
- requisiciones sin aprobación
- compras sin requisición
- órdenes sin contrato aplicable
- precios superiores al contrato
- adjudicaciones repetitivas
- compras urgentes recurrentes
- proveedor seleccionado después de aprobación
- cambios materiales en PO
- división artificial de compras
- utilización excesiva de proveedores únicos
- órdenes retroactivas
- competencia insuficiente
- desviaciones relevantes respecto de cotizaciones
- proveedores con relaciones potencialmente sensibles
- compras fuera de catálogo
- contratos vencidos utilizados.
PRUEBAS Y CONTROLES
Pruebas y controles
Ejemplos:
- PR sin workflow completo
- PO sin PR
- PO sin contrato cuando existe contrato aplicable
- precio PO > precio contractual
- cambio de proveedor después de aprobación
- modificación de cantidad o precio después del release
- múltiples órdenes próximas al límite de autorización
- repetición de adjudicaciones
- compras urgentes por comprador / proveedor / categoría
- concentración de gasto por proveedor
ANALÍTICA Y DASHBOARDS
Analítica y dashboards
El módulo incorpora:
- Strategic Procurement Overview
- Sourcing Governance
- Contract Compliance
- Price Leakage
- Maverick Buying
- Supplier Concentration
- Approval Analytics
- PO Change Intelligence
- Emergency Procurement
- Procurement Savings Assurance
INVESTIGACIÓN
Investigación
Una investigación puede recorrer:
Solicitud → Requisición → Aprobación → Cotización → Proveedor seleccionado → Contrato → PO → Modificación → Recepción → Factura → Pago
De esta forma se puede analizar el contexto completo de una adquisición cuestionada.
EVIDENCIA Y TRAZABILIDAD
Evidencia y trazabilidad
Cada excepción debe permitir conservar la requisición, responsables, workflow, proveedores participantes, contrato, condiciones, PO, cambios y posteriores documentos económicos.
Esto convierte una desviación de compras en un expediente auditable.
BENEFICIOS
Beneficios
- mayor transparencia de compras
- prevención de maverick buying
- reducción de pérdida por precio
- mayor utilización de contratos
- detección de fragmentación
- mejor gobierno de proveedores
- mejor control de autorizaciones
- reducción de adquisiciones fuera de política
- identificación de concentraciones
- soporte a investigaciones de compras
- análisis de ahorro realmente capturado
- evaluación continua del cumplimiento contractual.
